Компании ежедневно работают с различными финансовыми и договорными документами. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного представления документов, а несвоевременный ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

Решение «Финансовый архив» представляет собой единое хранилище электронных и бумажных документов. В него автоматически заносятся:

• финансово-хозяйственные документы учетной системы 1C, отправленные контрагентам через сервис ЭДО;
• договорные документы, которые создаются в системе Directum RX;
• документы, которые контрагент прислал через сервис ЭДО.

Автоматическое занесение документов, полученных или отправленных контрагенту через сервис обмена, поддерживается при наличии лицензии на модуль интеграции с сервисами обмена.

Документы учетной системы можно импортировать в Directum RX для подписания и дальнейшей отправки контрагентам через сервисы ЭДО. А благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из учетной системы в архив Directum RX и обратно. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX можно оперативно подготовить комплекты документов для представления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все необходимые документы. Кроме финансово-хозяйственных документов, можно выгружать и договорные документы вместе с приложениями. При этом все документы выгружаются в том формате, в котором их нужно представить на проверку. Вместе с документами экспортируется отчет с результатами.

Создание цифрового архива в Directum RX — это первый шаг по переходу компании на цифровое взаимодействие с Федеральной налоговой службой России. Доступ к хранящимся в архиве документам можно предоставлять напрямую или через витрины данных. Подробнее об этом смотрите на странице «Архив для налогового мониторинга».

Поиск по архиву

Можно искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Контроль полноты архива

Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации. С помощью отдельных списков сотрудники быстро находят документы:

• у которых отсутствуют скан-копии;
• по которым ожидается подписание.

Бизнес-эффект

«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Он предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Решение обеспечивает:

• хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;
• соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;
• сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами ЭДО электронными юридически значимыми документами;
• быстрый и удобный поиск документов;
• своевременное представление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;
• быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду или договору.